Marta Śnioch
Papierowa forma wymiany informacji między pracodawcami a związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników nie będzie już jedynym rozwiązaniem. Przyjęta przez Senat 24 września 2026r. nowelizacja przewiduje możliwość korzystania także z formy dokumentowej i elektronicznej, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej. Nowela trafi teraz do podpisu Prezydenta.
Zmiany mają umożliwić stosowanie – w określonych przypadkach – formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej przy składaniu wniosków przez zakładowe organizacje związkowe i rady pracowników oraz przy przekazywaniu przez pracodawcę informacji w odpowiedzi na takie wnioski.
W praktyce oznacza to możliwość wykorzystania m.in. wiadomości e-mail czy dokumentów elektronicznych, zamiast każdorazowego posługiwania się dokumentacją papierową. Ma to uprościć obieg informacji i ograniczyć formalności zarówno po stronie pracodawców, jak i przedstawicieli pracowników.
Możliwość korzystania z elektronicznych form komunikacji między pracodawcą a zakładową organizacją związkową będzie wymagała odpowiednich uzgodnień. Zasady te będą mogły zostać określone w układzie zbiorowym pracy lub odrębnym porozumieniu.
Rozwiązanie obejmie m.in. informacje przekazywane związkom zawodowym w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, a także informacje dotyczące liczby osób stanowiących kadrę kierowniczą.
Analogiczne zmiany przewidziano w relacjach pracodawcy z radą pracowników – zarówno w zakresie składania przez radę wniosków o udzielenie informacji, jak i przekazywania informacji przez pracodawcę.
Nowelizacja nie obejmie przypadków, w których przepisy wymagają zachowania formy pisemnej w sprawach dotyczących indywidualnego pracownika. Przykładem jest pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej oraz pisemna zgoda osoby wykonującej pracę zarobkową na potrącanie przez pracodawcę składek związkowych z wynagrodzenia.
Nowe regulacje mają wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Przepisy przejściowe przewidują również możliwość stosowania nowych zasad do spraw będących już w toku.
Zmiana ma przede wszystkim dostosować sposób komunikacji między pracodawcami a przedstawicielami pracowników do powszechnie stosowanych obecnie narzędzi elektronicznych, ograniczając konieczność prowadzenia papierowego obiegu dokumentów.