Marta Śnioch
W przypadku złożenia wniosku o wykonywanie pracy w formie zdalnej przez pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia pracodawca może odmówić jego uwzględnienia tylko wtedy, gdy wykonywanie zadań zdalnie na konkretnym stanowisku nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. Oznacza to, że jeśli pracownik w czasie epidemii COVID-19 wykonywał z powodzeniem pracę zdalną i od tego czasu nie zmienił się rodzaj wykonywanej przez niego pracy ani organizacja pracy u tego pracodawcy, to obecnie nie ma podstaw do odrzucenia przez pracodawcę wniosku w tej sprawie.
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia (art. 6719 § 1 i 2 Kodeksu pracy).
W przypadku przejścia na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia ustalenie takiej formy pracy może nastąpić z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Warto podkreślić, że w przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia dochodzi do modyfikacji istotnego składnika umowy o pracę, jakim jest miejsce wykonywania pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować nie tylko sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ale także ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy całkowita, oraz miejsce wykonywania pracy zdalnej.
Natomiast ogólnie obowiązujące u pracodawcy zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w:
• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) albo
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi oraz w przypadku gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa (wtedy regulamin jest ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).
Pracodawca może zdecydować o niezawieraniu porozumienia ze związkami i nietworzeniu regulaminu, jednak taka decyzja nie wyklucza możliwości wykonywania przez pracownika zadań w formie pracy zdalnej.
W przypadku gdy nie zostanie zawarte ww. porozumienie albo nie zostanie wydany ww. regulamin, zasady wykonywania pracy zdalnej mogą zostać określone w porozumieniu zawartym indywidualnie z pracownikiem. W porozumieniu tym należy określić m.in. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. W związku z tym, że porozumienie z pracownikiem ma określać szczegółowe zasady wykonywania pracy zdalnej, przed jego zawarciem powinno dojść do uzgodnienia między stronami umowy o pracę samego faktu wykonywania takiej pracy.
Przepisy Kodeksu pracy przewidują wnioski, na podstawie których pracownik może ubiegać się o pracę w formie zdalnej:
1) na podstawie przepisów rozdziału o pracy zdalnej – art. 6719 § 2 i § 6 Kodeksu pracy, który jednocześnie ustanawia grupy pracowników „uprzywilejowanych”, wobec których pracodawca powinien pozytywnie rozpatrzyć wniosek o pracę zdalną, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy,
2) na podstawie przepisów o elastycznej organizacji pracy – art. 1881 § 1 Kodeksu pracy, który także daje określonej grupie pracowników możliwość wnioskowania m.in. o pracę zdalną, na którą w miarę możliwości pracodawca powinien wyrazić zgodę.