Marta Śnioch
Opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych, która szczegółowo opisuje zasady przyjmowania i postępowania ze zgłoszeniami, to najważniejszy obowiązek pracodawcy.
Brak procedury 25 września 2024r. będzie się wiązał z ewentualną grzywną (art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów), ale może powodować także inne, poważniejsze konsekwencje – np. dokonanie zgłoszenia zewnętrznego czy poniesienie odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy tożsamości sygnalisty lub za działania odwetowe wobec niego.
Przed oficjalnym przyjęciem i ogłoszeniem procedury jej treść należy skonsultować z pracownikami (art. 24 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów), tak aby mogli oni wyrazić na jej temat swoje opinie.
Konsultacje procedury zgłoszeń wewnętrznych należy przeprowadzić z:
• zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa,
• przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy, jeśli nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa.
W przypadku braku jakiegokolwiek przedstawiciela pracowników należy go powołać lub zaangażować w konsultacje wszystkich pracowników. Może się to wydawać problematyczne, ale zwróćmy uwagę, że opinie i postulaty pracowników nie są dla pracodawcy w jakikolwiek sposób wiążące. Z tego względu wskazane konsultacje, wymagane przez ustawę, mają charakter bardzo formalny.
Konsultacje trwają minimum 5 dni, nie dłużej jednak niż 10 dni. Przepis ten wprowadzono po to, by pracownicy nie mogli nadmiernie odkładać w czasie przyjęcia procedury. Jak widać, czas ten jest bardzo krótki, dlatego warto wykroczyć poza ramy ustawowe i zacząć „nieoficjalne konsultacje” z pracownikami już na etapie planowania konkretnych regulacji procedury.
Po zakończeniu konsultacji pracodawca przekazuje procedurę do wiadomości wszystkich pracowników, np. poprzez uchwałę zarządu czy zarządzenie. Procedura zaczyna obowiązywać po upływie 7 dni od dnia jej ogłoszenia.
Ogłoszenie procedury zgłoszeń wewnętrznych powinno przyjąć jak najbardziej oficjalną formę i powinno być zawarte w akcie najwyższego rzędu, stosownie do praktyki przyjętej u danego pracodawcy. Dodatkowo należy wykorzystać wszystkie możliwe środki komunikacji, tak aby wiedza o nowej procedurze dotarła do wszystkich pracowników. Nie zostało to wprost wskazane w ustawie, ale pożądane jest, aby pracownicy potwierdzili podpisem zapoznanie się z procedurą. Każdy nowo zatrudniony pracownik również powinien potwierdzić zapoznanie się z procedurą.