Pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie za pracę w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy.
Wynagrodzenie za pracę musi zostać wypłacone co najmniej raz w miesiącu. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca zdecydował się wypłacać wynagrodzenie częściej, np. raz w tygodniu. Niezależnie od częstotliwości, pracownik musi wiedzieć, kiedy otrzyma wynagrodzenie – wypłaca się je bowiem w stałym i z góry ustalonym terminie. Jeśli regulamin wynagradzania nie określa takiego terminu, należy poinformować pracownika na piśmie o terminie wypłaty.
Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się co do zasady z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości. Najpóźniejszy dopuszczalny termin wypłaty wynagrodzenia za pracę to 10 dzień następnego miesiąc kalendarzowego po tym, w którym pracownik nabył prawo do wynagrodzenia. Nie ma jednak przeszkód, aby w umowie o pracę lub regulaminie wynagradzania przewidziano płatność wynagrodzenia z góry. Należy jednak pamiętać, że wtedy pracownik musi liczyć się z koniecznością zwrotu wynagrodzenia za pracę niewykonaną.
W sytuacji, w której dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Zasada ta nie podlega wzruszeniu, nawet za zgodą pracownika.
Wymóg comiesięcznego wypłacania wynagrodzenia za pracę dotyczy wynagrodzenia zasadniczego. Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, czyli np. premie, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy. Terminy wypłaty premii wynikają najczęściej z regulaminów premiowania. W praktyce premie występują we wszelakiej częstotliwości, od miesięcznych, przez kwartalne, po roczne.
Pracodawca ma obowiązek udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone wynagrodzenie, jeżeli pracownik tego zażąda.
Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej. Nigdy nie jest dopuszczalne całkowite spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna. Z kolei częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy prawa pracy o szczególnej randze – ustawowe lub układ zbiorowy pracy. Nie można więc zdecydować o częściowej wypłacie wynagrodzenia w formie innej niż pieniężna, np. w regulaminie wynagradzania.
Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Kiedyś obowiązywała inna zasada – podstawową formą wypłaty wynagrodzenia była jego wypłata do rąk własnych pracownika. Nie ma więc potrzeby pobierać od pracowników oświadczeń o wyrażeniu zgody na wypłatę wynagrodzenia na rachunek płatniczy.
Kiedy pracodawca przelewa wynagrodzenie na rachunek bankowy, dzień jego wypłaty to moment, w którym pracownik ma możliwość dysponowania przekazaną kwotą. Oznacza to, że dniem realizacji świadczenia nie jest dzień wykonania przelewu, a jego zaksięgowania u odbiorcy.
Obecnie wyplata wynagrodzenia nie jest realizowana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy tylko, gdy pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Wniosek taki pracownik składa w postaci papierowej lub elektronicznej. Wynagrodzenie jest wypłacane wówczas we wskazanym miejscu w zakładzie pracy. Pracownik powinien potwierdzić otrzymanie takiego wynagrodzenia.
UWAGA: Pracodawca powinien upewnić się, czy pracownik wskazał prawidłowy numer konta. Wypłata wynagrodzenia na numer konta, który nie należy do pracownika, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty wynagrodzenia pracownikowi.
Z wypłatą wynagrodzenia wiążą się również obowiązki informacyjne. Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, m.in. o:
■ zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
■ innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, a także,
■ w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę
Poinformowanie pracownika może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy, przy czym informacja musi mieć charakter zindywidualizowany. Dodatkowo pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.
Postać papierowa nie jest równoznaczna z wymogiem zastosowania formy pisemnej („na piśmie”). Przyjmuje się, że postać papierowa lub postać elektroniczna są równoznaczne z formą dokumentową. Oznacza to, że pracodawca może poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail.
(źródło: Wynagrodzenia 2025. Dziennik Gazeta Prawna, Wydanie I/2025, marzec 2025r.)