Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy może być wypłacony jedynie wtedy, gdy pracownik nie wykorzysta urlopu, w całości lub częściowo, z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171§1 k.p.). Tryb i przyczyna rozwiązania umowy nie mają wpływu na to, czy pracownikowi przysługuje ekwiwalent. Jeśli po rozwiązaniu umowy pracownik ma zaległy urlop, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent. Wypłacanie ekwiwalentu za niewykorzystywany urlop (bieżący czy też zaległy) pracownikom pozostającym w zatrudnieniu jest niezgodne z przepisami.
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą. Umowa ta musi być zawarta bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia (art. 1671 k.p.), bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika.
Strony rozwiązujące umowę o pracę za porozumieniem mogą uzgodnić, że pracownik wykorzysta zarówno urlop bieżący, jak i zaległy. W takim przypadku pracodawca nie będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu. Istotne jest jednak odpowiednie sformułowanie powyższego w porozumieniu – pracodawca nie może jednostronnie skierować pracownika na urlop jak w przypadku wypowiedzenia.
(źródło: Wynagrodzenia 2025. Dziennik Gazeta Prawna, Wydanie I/2025, marzec 2025r.)