Marta Śnioch
Konieczność dostosowania przepisów kodeksu pracy do RODO wymusiła na ustawodawcy również uregulowanie przetwarzania danych osobowych pracowników za ich zgodą. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i § 3 kodeksu pracy, z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Zatem pracodawca, chcąc posiadać (przetwarzać) inne dane spoza powyższego zamkniętego katalogu, musi uzyskać od pracownika zgodę. Dotyczy to najczęściej takich danych jak: prywatny numer telefonu pracownika, jego adres e-mail, wizerunek. Należy jednak pamiętać, że zgoda musi spełniać wymagania definicyjne określone w RODO, tj. być dobrowolna, jednoznaczna, konkretna i świadoma. Zgoda może być w każdym czasie wycofana przez pracownika. Brak zgody lub jej wycofanie nie mogą jednak być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika bądź powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, a zwłaszcza nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Udostępnienie pracodawcy dodatkowych danych może następować na wniosek pracodawcy lub z inicjatywy samego pracownika czy kandydata do pracy.
W przypadku danych osobowych wrażliwych (obejmujących pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzanie danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby) ich udostępnienie może nastąpić wyłącznie z inicjatywy samego pracownika. Przykładowo ujawnienie przez pracownika faktu niepełnosprawności będzie mogło nastąpić wyłącznie z jego inicjatywy, a nie na podstawie żądania pracodawcy, by pracownik złożył oświadczenie w tym zakresie. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Dane biometryczne oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego. Dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej, takich jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne, które umożliwiają lub potwierdzają jednoznacznie identyfikację tej osoby.
Pracodawca zamontował w zakładzie elektroniczny system rejestrujący czas przyjścia pracowników do pracy oraz czas jej opuszczenia. System może działać na zasadzie przyłożenia karty do czytnika lub za pomocą odcisku palca. Pracodawca będzie mógł zatem wprowadzić z własnej inicjatywy jedynie wymóg odbijania kartami jako potwierdzenie czasu pracy pracowników.
Bez inicjatywy pracowników pracodawca mógłby natomiast zwrócić się do nich o wyrażenie zgody na przetwarzanie odcisków palców, np. w celu: otwierania drzwi do serwerowni, pomieszczenia kadr, księgowości, uruchamiania systemu kadrowo-płacowego, bazy kontrahentów, bazy zawartych umów, logowania na konto firmowe.